Podmínky zpracování osobních údajů

1. Smluvní strany a předmět

Tyto podmínky jsou smlouvou o zpracování osobních údajů podle čl. 28 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) a jsou součástí obchodních podmínek. Uzavírají se mezi zákazníkem služby EuMo (servisem nebo organizací) jako správcem a poskytovatelem jako zpracovatelem:

Zpracovatel zpracovává osobní údaje, které správce nebo jeho uživatelé vkládají do služby, výhradně za účelem jejího poskytování, po dobu trvání smlouvy a v rozsahu podle těchto podmínek.

2. Subjekty a kategorie údajů

• Zákazníci servisu a jejich kontaktní osoby — jméno, kontaktní a fakturační údaje, IČO a DIČ, údaje o vozidlech (VIN, registrační značka), zakázky, kalkulace a jejich schválení (včetně jména a IP adresy schvalujícího), podpisy, fotografie a dokumenty, faktury a platby, zprávy v chatu.
• Zaměstnanci servisu — jméno a kontakt, role, docházka a odpracovaný čas, místo příchodu, pokud ho servis vyžaduje, a nepřítomnost (např. dovolená, nemoc).
• Uchazeči o zaměstnání — kontaktní údaje, odpovědi a životopis.
• Volající na telefonního asistenta — telefonní číslo, jméno, přepis hovoru a vzkaz (zvukový záznam hovoru neukládáme).

Zvláštní kategorie údajů služba nevyžaduje. Pokud správce eviduje důvod nepřítomnosti zaměstnance (nemoc), odpovídá za to, že k tomu má právní titul.

3. Povinnosti zpracovatele

1. Zpracovává osobní údaje jen na doložené pokyny správce; za pokyny se považuje nastavení a používání služby správcem. Pokud by pokyn podle jeho názoru porušoval právní předpisy, upozorní na to správce.
2. Zajistí, aby osoby oprávněné zpracovávat údaje byly vázány mlčenlivostí.
3. Přijme technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR, zejména šifrovaný přenos, řízení přístupu podle rolí, ukládání hesel jen jako otisků, neměnný záznam bezpečnostně významných akcí a uložení databáze a souborů v datových centrech v EU.
4. Pomáhá správci vyřizovat žádosti subjektů údajů. Služba umožňuje údaje vyhledat, zobrazit a opravit a údaje servisu exportovat (viz článek 7). Zákazníky servisu a jejich vozidla služba správci smazat neumožňuje; jejich výmaz nebo omezení zpracování provede zpracovatel na žádost správce bez zbytečného odkladu, tak aby správce mohl žádost subjektu údajů vyřídit ve lhůtě podle čl. 12 GDPR.
5. Porušení zabezpečení osobních údajů ohlásí správci bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od jeho zjištění, spolu s informacemi, které má k dispozici.
6. Poskytne správci informace potřebné k doložení splnění povinností podle čl. 28 GDPR a umožní audit v přiměřeném rozsahu, s oznámením nejméně 30 dní předem a na náklady správce.

4. Další zpracovatelé

Správce uděluje obecné povolení k zapojení dalších zpracovatelů. Ke dni poslední aktualizace jsou to:

Zamýšlené přidání nebo nahrazení dalšího zpracovatele oznámíme správci e-mailem nejméně 14 dní předem. Správce může ze závažného důvodu vznést námitku; pokud ji nelze vyřešit, může smlouvu vypovědět ke dni účinnosti změny. Další zpracovatele vážeme stejnými povinnostmi ochrany údajů, jaké mají tyto podmínky.

5. Předávání mimo EU

Někteří další zpracovatelé sídlí v USA. Předání se opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (EU-U.S. Data Privacy Framework), u příjemců, kteří k němu nepřistoupili, o standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí.

6. Doby uchování nastavené ve službě

• Přihlášky uchazečů se mažou 6 měsíců po rozhodnutí nebo uzavření inzerátu (servis může dobu zkrátit); životopis přijatého uchazeče 30 dní po přijetí.
• Doklady předložené k ověření vozidla nebo firmy se mažou 90 dní po vyřízení ověření.
• Nahrané a neodeslané soubory v chatu se mažou po 24 hodinách.
• Ostatní údaje uchováváme po dobu trvání smlouvy, pokud je správce dříve sám neodstraní nebo nepožádá o jejich výmaz; po jejím skončení postupujeme podle článku 7.

7. Ukončení zpracování

Export údajů. Po dobu trvání smlouvy, a tedy i před jejím skončením, si správce může údaje servisu kdykoli sám exportovat v nastavení servisu v části Pokročilé → Kompletní export dat. Export obsahuje zákazníky, vozidla, zakázky, faktury (včetně stornovaných), platby, díly a skladové zásoby, a má-li k tomu uživatel, který export spouští, oprávnění, i docházku zaměstnanců. Vytváří se na pozadí jako archiv ZIP se soubory ve formátu CSV nebo JSON a po dokončení přijde e-mailem. Spustit ho lze i v době, kdy je servis po skončení předplatného přístupný jen pro čtení. Údaje, které export nezahrnuje (např. fotografie, dokumenty a zprávy v chatu), zpracovatel správci na jeho žádost předá v běžně používaném formátu.

Výmaz. Po skončení smlouvy zpracovatel osobní údaje správce vymaže, a to bez zbytečného odkladu po doručení žádosti správce o výmaz, nejpozději však do 90 dní od skončení smlouvy, i když správce o výmaz nepožádá. Do té doby může správce požádat o předání údajů podle předchozího odstavce. Výmaz neprobíhá automaticky, provádí ho zpracovatel v uvedených lhůtách; smazání servisu v aplikaci ukončí přístup k jeho údajům, údaje samotné však nevymaže. Údaje, jejichž další uložení vyžaduje právo Evropské unie nebo České republiky, zpracovatel uchová jen v nezbytném rozsahu a po dobu, kterou tento předpis stanoví, a k jinému účelu je nezpracovává. Žádost o výmaz nebo o předání údajů pošle správce e-mailem na talalayev@outlook.com nebo poštou na adresu sídla; provedení výmazu mu zpracovatel potvrdí.

8. Odpovědnost správce

Správce odpovídá za to, že má pro zpracování osobních údajů svých zákazníků, zaměstnanců a uchazečů právní základ, že je o zpracování informoval a že pro SMS a e-maily, které přes službu posílá, má potřebný právní titul.